스마트자기관리시스템 오픈
학생 위한 새로운 기능 추가
HOPE 시스템 단점도 보완
2022년 3월부터 정규운영
이번 학기부터 ‘한성 e-포트폴리오(이하 HOPE)’가 ‘스마트자기관리시스템(이하 자기관리시스템)’으로 변경됐다. 자기관리시스템은 비교과 활동·포인트를 비롯한 비교과 관련 사항, 상담 및 진로·취업 지원 등을 통합·관리할 수 있는 시스템이다. 학생성공센터는 HOPE 시스템의 불편사항을 개선하기 위해 자기관리시스템으로 개편했다. 기존에 학생들이 비교과 관련 사항을 확인하던 HOPE는 2022년 3월 1일부로 서비스가 종료될 예정이다. 현재 HOPE는 데이터 업데이트 및 입력 등은 불가하고, 조회 기능만 사용 가능하다.
이번 개편으로 가장 크게 변화한 부분은 홈페이지 로딩 속도와 UI다. HOPE는 로딩 속도 지연 현상이 발생하곤 했는데, 시스템 개발 과정에서 생긴 오류였다. 개편 과정에서 오류를 제거하면서 로딩 속도가 향상됐다. 또한 홈페이지 UI는 메뉴 직관성을 높이는 등 보다 간결하게 변화했다. 나지영(학생성공센터) 부팀장은 “기존 HOPE의 메인 화면이 복잡해 원하는 기능을 찾기 힘들다는 지적이 있었다”며, “사용자가 편리하게 사용할 수 있도록 UI를 변경했다”고 말했다.
추가된 기능에는 ▲포트폴리오 및 교육확인증 발급 ▲교내 시스템 연동 ▲알림 등이 있다. 학생은 자기관리시스템의 ‘마이페이지’를 통해 ‘포트폴리오 및 교육확인증 발급’ 기능을 사용할 수 있다. 포트폴리오에는 본인의 누적된 비교과 활동이 기록돼 있으며, 원하는 활동별로 출력 가능하다. 그동안 담당 부서에서 수기로 발급받아야 했던 교육확인증도 온라인으로 제공된다. 나 부팀장은 “포트폴리오와 교육확인증은 학생들이 누적된 비교과 활동을 확인하고 앞으로의 활동 계획을 설계하는데 도움을 줄 수 있다”며, “나아가 취업을 준비할 때 소중한 활동 경력으로 활용 가능할 것”이라고 설명했다.
자기관리시스템은 e-class 및 전자출결시스템 등의 기타 교내 시스템과 연동체계도 갖췄다. 비교과 프로그램 운영자가 e-class 연동 설정을 하면, 학생은 프로그램 신청과 동시에 e-class에서 신청 목록을 확인할 수 있다. 또한 전자출결시스템과 연결돼, 장기결석자가 교수자와 원활한 상담을 진행할 수 있도록 돕는다.
‘알림’ 기능도 추가됐다. 메인 페이지 오른쪽 상단에 위치한 아이콘을 클릭하면, 프로그램 이수 및 참여승인, 비교과 포인트 지급 등의 내역을 확인할 수 있다. HOPE는 별도의 알림창이 없어 팝업 형태로 공지됐다는 단점이 있었다.
‘설문조사 게시판’과 ‘참여후기 게시판’도 신설됐다. HOPE에서는 설문조사가 비교과 프로그램으로 분류됐다. 조사에 참여한 학생에게 비교과 포인트를 지급하기 위해서였다. 나 부팀장은 “설문조사 운영을 체계화하고 비교과 프로그램의 정확한 실적 확인을 위해, 설문조사를 따로 분리했다”고 설명했다. 학생은 본 게시판을 통해 설문에 교내 행정부서 및 학과에서 진행하는 설문조사에도 참여할 수 있다. 게시판을 이용해 설문에 참여한 학생은 비교과 5pt를 지급받는다.
‘참여후기 게시판’은 학생이 비교과 프로그램의 후기를 공유하는 곳이다. 학생들끼리 정보를 공유하고, 제출된 후기를 바탕으로 프로그램을 개선하고자 만들어졌다. 정해진 양식에 맞춰 후기를 작성하면, 활동 종류 하나 당 비교과 2pt가 지급된다. 나 부팀장은 “해당 게시판에 학생들의 적극적인 관심이 필요하다”고 말했다.
학생 진단 종류에 ▲학생성공유형검사 ▲진로개발 통합진단 ▲마음건강 자가진단 등의 항목도 추가됐다. 나 부팀장은 “학생들이 다양한 검사를 종합적으로 시행할 수 있도록 지원하기 위해 새로운 유형의 검사와 진단을 추가했다”고 말했다.
개편 과정에서 HOPE의 기능이 보완되기도 했다. 자기관리시스템에서는 ▲비교과 프로그램 검색 ▲캘린더 ▲교외 비교과 활동 포인트 신청 상담 및 진로·취업 지원 ▲학생 기본 정보 조회 등의 기능이 개선됐다. ‘비교과 프로그램 검색’은 시각적 정보를 중심으로 검색 결과를 확인할 수 있도록 변경됐다. 프로그램의 신청시기와 참여시 지급되는 비교과 포인트가 각각 ‘D-DAY’와 ‘p’로 표현돼 한 눈에 확인할 수 있다. 신청 마감 기한이 다가오는 순서대로 정리되는 검색 옵션인 ‘종료임박순’도 생겼다.
단순히 프로그램의 일정 확인에만 그쳤던 ‘캘린더’ 기능은 프로그램 정보 확인은 물론, 신청 링크로 바로 연결도 가능해졌다. 나 부팀장은 “학생이 프로그램을 쉽게 찾고, 바로 신청할 수 있도록 개편했다. 무엇보다 화면의 가독성을 높이려고 했다”고 밝혔다.
‘교외 비교과 활동 포인트 신청’ 방법도 달라졌다. 자기관리시스템은 교외 활동을 ▲국가자격증 ▲민간자격증 ▲공인어학시험 ▲교외수상실적 ▲재직·조기취업 ▲기타로 분류했다. 학생은 활동 분류를 선택하고, 세부적인 활동 내용이나 자격증은 해당 페이지에서 검색해 신청할 수 있다. HOPE는 하나로 이어진 표에서 해당하는 항목을 학생이 일일이 찾아야 하는 고충이 있었다.
‘상담 및 진로·취업 지원’은 본래 ▲학생상담 ▲진로설계 ▲취·창업정보 ▲실전취업 등으로 분리됐던 기능들을 ‘교수·심리 상담’과 ‘진로·취업’으로 나누어 정리했다. 먼저 ‘교수·심리 상담은 학생상담센터에서 진행하는 심리상담과 지도교수 상담 등을 신청할 수 있다. ‘진로·취업’을 통해서는 취업상담 및 정보 열람이 가능하며, 현장실습 신청 등이 가능하다.
‘학생 기본 정보 조회’는 지도교수만 학생의 연락처, 성적 등의 기본 정보를 열람할 수 있는 방향으로 개선됐다. 2020년 『개인정보 보호법』이 강화됨에 따라 모든 교수자가 학생의 정보를 조회할 수 있었던 HOPE의 프로그램을 수정한 것이다.
한편, HOPE에서 자기관리시스템으로 정보를 이관하는 과정에서 일부 학생의 비교과 포인트가 누락되기도 했다. 학생성공센터는 학생들에게 10월 12일부터 17일까지 누락된 포인트를 조사하고 조치를 취한 바 있다.
자기관리시스템은 2022년 2월 28일까지 시범운영기간을 거친 후, 3월 1일부터 정규운영될 예정이다. 학생성공센터는 시범운영기간 동안 이메일과 전화로 불편 및 오류 사항을 접수받아 홈페이지를 수정·보완할 계획이라고 밝혔다. 나 부팀장은 “시범운영을 통해 데이터 안정성을 확보하고 시스템 오류 등을 최소화해 편리한 시스템을 제공할 것”이라”고 전했다.
김기현 기자
